保護者様に情報を伝える「連絡帳」はどんなものがいいんだろう。
連絡帳を使う上で注意することは？
上記のようにお悩みにお答えする記事になっています。
今回は、以前まで私が実際に現場で使っていた「連絡帳」を編集可能な状態で無料ダウンロード出来るようにしていますので、是非最後までお読み下さい。
１ 連絡帳とは
連絡帳とは、サービス提供記録の事で、必要な書類としてガイドラインにも書いてあり、実地指導でも必ず確認される書類です。
最低でも6ヶ月に1回はモニタリングをおこなうのですが、日々「適切な療育がおこなわれている」かの記録と「振り返りがしやすい」という役割があります。
1-1 運営上のポイント
ここからは「連絡帳」を運営する上での、具体的なポイントを抑えていきたいと思います。
①サイン･印鑑
これは必ず貰っておきたいですね。事業者側が日々情報を提供し、保護者様が確認しているという証拠になります。
言った言わないがなくなり、健全な運営が出来るようになります。
②情報の相互共有
私の「連絡帳」には保護者様からのコメント欄があり、近日の下校時間の変更や体調の変化などを記入して頂いてます。
これにより、交換日記のようにやり取りをすることができていました。保護者様も日々の様子や家庭でのイベントの様子など割とフランクに何でも書いて頂いてました。
私は最初に連絡帳を見るスタッフに、下校時間の変更などの必要な情報は、その場でコピーして、デスクに置いておくようにお願いしていました。
③フォーマット･形式
これは特に定められていません。
なので、今回提案しているように「自作する」事業所や、印刷屋さんに頼んで「複写」出来るように製本している事業所、請求ソフトなどを導入し「電子化」している事業所など、多種多様です。
私は上記の3パターンとも経験しましたが、一長一短でした。自事業所のスタイルにあった方法を見つけていくのが良いかと思います。
④保管期間
保管期間に関しては「5年間」という定めがあります。
そういった意味では電子化する事でスペースを取らずに保存出来ますが、月単位で使用料が発生してしまいます。
こちらに関しても自事業所の状況により変わってくると思いますが、今回提案しているフォーマットでも十分に対応出来ますので、視野に入れて見てください。
２ まとめ
ここまで「連絡帳」について考えてきましたが、いかがだったでしょうか？
今回の記事では「書く内容」までは言及しませんでしたが、一つお伝えしておくと「文字の力」は強いと言う事です。なので、できるだけ微妙な言い回しや表現は避け、ネガティブな内容は口頭で相手の顔をみて伝えるようにしています。
逆を言えば「何度も繰り返して読みたくなるような内容」「嬉しくなるような内容」を中心に書いています。
日々の記録である「連絡帳」がスタッフに定着することで、実地指導対策にもなり、保護者様との連携も強くなります。今回の記事をきっかけに「連絡帳」の運営の仕方を、もう一度考えてみてもいいかもしれませんね。
それでは私が現在まで使っているアセスメントシートの、無料ダウンロードリンクを紹介致します。
登録も何もいらずご自由にお使い頂けますので、是非ダウンロードしてみてください。
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